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Aktuelle Multifunktionsgeräte (auch All-in-One-Geräte) bieten etliche Vorteile. So sind sie in aller Regel preisgünstiger als die jeweiligen Einzelgeräte zusammen und sparen Arbeitswege und Platz - im Raum wie in der Steckerleiste. Insbesondere im Leerlauf lassen sich die Stromkosten für den Bürobetrieb senken. Für den privaten Hausgebrauch ist dies jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen messbar: Der User müsste etwa alle einzelnen Peripheriegeräte genauso lange im Standby-Modus laufen lassen wie das Multifunktionsgerät und sie exakt genauso häufig an- und ausschalten. All-in-One-Geräte kommen z.B. für das Kopieren allein oder das Faxen ohne PC aus. Immerhin müssen nicht drei oder vier einzelne Käufe getätigt werden, sondern nur ein wohlüberlegter. Zeit erspart auch die "Erarbeitung" der Bedienung gegenüber unterschiedlichen Geräten, dann womöglich auch noch von verschiedenen Herstellern. Zudem muss nur ein Gerät konfiguriert werden. Nachteile: Bei einem Defekt des Gerätes entfallen zumeist alle Funktionen auf einen Schlag. Ist eine Teilfunktion fehlerhaft, muss immer das gegenüber Einzelgeräten zumeist schwerere Gerät transportiert werden und für die Dauer der Reparatur fehlen die anderen Funktionen. In Fällen professioneller Anwendungen erbringen Multifunktionsgeräte nicht die hochspezifischen Leistungen der Einzelgeräte.

Was muss ein Multifunktionsgerät alles können?

Moderne Multifunktionsgeräte drucken, kopieren, scannen und faxen. Bei Flachbettscannern dient die Auflagescheibe zugleich auch dem Kopieren. Bei Einzugsscannern lässt sich ohne das aufwändige Auf- und Zuklappen beim Wechseln der Seite arbeiten. Allerdings muss auch hier jedes Blatt einzeln eingeschoben werden. Bei dickeren oder heiklen Vorlagen (etwa Seiten aus einem Buch, Ausschnitte aus großen Vorlagen etc.) müssen Besitzer von Einzugsscannern dann bei ihren Nachbarn klingeln. Jedoch scannen oder kopieren beide Varianten ganze Abfolgen von Papierseiten. Wichtig für das Nutzen einzelner Funktionen ist die jeweils vor dem Kauf zu klärende Frage, ob der PC jeweils mit hochgefahren werden muss oder nicht. Hilfreich ist es z.B. für den direkten Ausdruck von Bildern, wenn die eigene Digitalkamera und der Drucker über die "PictBridge"-Technik verfügen. So werden Bilddaten per USB-Kabel schnell zu (Foto-)Papier gebracht. Nicht alle Drucker bieten die Möglichkeit einer Nachbearbeitung der Bilder (Beschneiden, oder das Entfernen roter Augen etc.). Zudem fehlt bisweilen die Faxfunktion; manchmal ist sie nachrüstbar. Eine "Fax-to-PC"-Funktion hilft, Papier und somit nachwachsende Rohstoffe einzusparen. Beim Drucken (und das ist für viele immer noch das Wichtigste) halten die meisten Allrounder dem Konkurrenzkampf zum Einzelgerät in Bezug auf Auflösung, Schärfe und Farbigkeit stand. Viele Geräte drucken zweiseitig (Duplextechnik). Gängig sind die Tintenstrahler, wobei die Frage ihrer unterschiedlichen Patronen und deren günstiger Beschaffung (Original oder Fälschung? Selbst betanken?) eine ganz eigene Disziplin darstellt. Laserdrucker drucken billiger, sind jedoch nicht unbedingt preisgünstig in der Anschaffung. Guter Druck, Geschwindigkeit, Bedienfreundlichkeit, Preis, Optik, Größe, Gewicht etc. - bei der Auswahl kommt es ganz darauf an, welche Funktionen man selber am meisten benötigt und bei welchen man in puncto Funktion / Qualität am ehesten Einbußen hinnehmen mag.